会議の何が問題なのか？

偶然いい記事を見つけました。ITmedia社の『会議の何が問題なのか？』という記事なんですが、だらだらと続く会議のどこが悪いのか、そしてそれを直すにはどうすれば良いのか、具体例を交えながら分かりやすく説明されています。面白く読ませてもらったので、ちょっと引用してみます。

　長い会議に嫌気がさしたことはないでしょうか。

　問題は会議が長いことだけではなかったはずです。明らかに非効率な会議が、不条理に長く続いていることにイライラしたのではないでしょうか。

　そもそも「何のためにメンバーが集まったのか」が共有されていないまま会議が始まる。いざ議論が始まると、そもそも何についての議論しているのか誰も分からなくなってしまう。それでも会議が続けられ、予定時間を大幅に過ぎたところで結論があいまいなまま会議が打ち切られる。会議中に決まったToDo（やるべきこと）もいつの間にか忘れられ、次の会議でまた同じToDoが発行される。最終的には、会議がなぜうまくいかないのかを話し合う会議すら開かれるようになり、会議ばかりでプロジェクトが一向に進まない……。

　程度の差こそあれ、このような悲惨な会議が、実際に多くの組織で繰り返されているのが現状です。

ホントにそのとおりです。実際に自分もそのような現場に何度か居合わせたことがあります。しかしなぜそのような事態が生じるのでしょうか。筆者は以下のように分析しています。

実際に多くの会議に見られる一般的な問題を整理してみましょう。

• 会議が迷走する

　議論をしているうちに、そもそも議題が何であるのかが分からなくなり、やがて関係のない議題が絡まって、自分の話したいことを勝手に話し始めてしまいます。

• 会議が決まらない

　結論があいまいで参加者の間でコンセンサスができていないために、次回の会議でまた同じ議題が取り上げられたり、認識の齟齬をめぐるトラブルが生じたりします。

• 会議で決まったことが実行されない

　誰が誰にどのようなToDoを振ったのか、その期限がいつなのか、ということが明確にされないために、ToDoが実行されないままになり、次回の会議で同じようなToDoが再び発行されることになります。

• 会議が長い

　会議が迷走したり、結論がなかなか出なかったりで、会議は予定時間を大幅に超えてしまいます。集中力がなくなるので、ますます会議の生産性が落ちてしまいます。

　実際の会議では、これら4つの特徴がスパイラル的に悪循環をなし、悪い会議を生み出してしまいます。

その後に記事ではどうすればこの問題が解決するのか、詳しく解説が入ります。面白いので暇があったら少し読んでみてはいかがでしょうか。